Dépenses
Suivez chaque dépense commerciale pour obtenir une visibilité réelle sur le profit net. Ajoutez des dépenses ponctuelles ou récurrentes, catégorisez vos dépenses, visualisez les tendances de trésoreri
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La page Dépenses vous permet d'enregistrer et de gérer tous les coûts commerciaux qui ne relèvent pas des frais Amazon et des COGS (Cost of Goods Sold). Cela inclut les coûts publicitaires, les abonnements logiciels, les fournitures d'expédition, le loyer d'entrepôt, les salaires d'assistants virtuels et toute autre dépense opérationnelle. En suivant ces coûts dans SellerMagnet, vos calculs de profit reflètent votre véritable rentabilité nette.
Les frais Amazon et les COGS sont suivis automatiquement via les systèmes de Transactions et de Lots Produit. La page Dépenses est spécifiquement destinée aux coûts non liés à Amazon que vous saisissez manuellement.
🎥 Vidéo de présentation
Tutoriel vidéo bientôt disponible. Une présentation guidée complète de cette fonctionnalité sera disponible ici prochainement.
🗂️ Structure de la page
Graphique analytique
Ventilation visuelle de la répartition des dépenses et tendances de trésorerie
Statistiques résumées
Six cartes de statistiques affichant les totaux, moyennes et compteurs
Tableau des dépenses
Liste complète de toutes les dépenses avec filtres, recherche et actions
Modale Ajout/Modification
Formulaire pour créer ou modifier des enregistrements de dépenses
Modale d'importation
Importation CSV en masse pour les données de dépenses
Modale d'exportation
Télécharger les données de dépenses au format CSV ou Excel
Graphique analytique
La section supérieure présente un graphique interactif avec deux modes de visualisation :
Vue Distribution
Un graphique en anneau montrant votre ventilation des dépenses par catégorie. Survolez n'importe quel segment pour voir :
Le nom de la catégorie
Le montant total dépensé
Le pourcentage des dépenses totales
Vue Trésorerie
Un graphique en barres chronologique montrant votre tendance de dépenses mensuelles sur les 12 derniers mois. Cela vous aide à :
Identifier les mois avec des dépenses anormalement élevées
Suivre si les dépenses totales sont en hausse ou en baisse
Planifier les budgets en fonction des tendances historiques
Basculez entre les vues en utilisant les boutons Distribution et Trésorerie au-dessus du graphique.
Astuce : Consultez la vue Trésorerie chaque mois pour comparer les dépenses réelles à votre budget. Si vous constatez un pic soudain dans un mois spécifique, cliquez sur les dépenses de ce mois dans le tableau pour identifier la cause.
Statistiques résumées
Six cartes de statistiques fournissent un aperçu rapide de vos données de dépenses :
Total des dépenses
Somme de toutes les dépenses sur la période sélectionnée
4 287,50 EUR
Ce mois
Dépenses du mois calendaire en cours
892,30 EUR
Moyenne mensuelle
Dépense mensuelle moyenne sur les 12 derniers mois
714,58 EUR
Nombre de dépenses
Nombre total d'enregistrements de dépenses individuelles
47
Total récurrent
Somme de toutes les dépenses récurrentes actives par mois
623,00 EUR
Plus grande dépense
Montant de la dépense unique la plus élevée sur la période
1 200,00 EUR
Tableau des dépenses
Le tableau principal liste tous les enregistrements de dépenses avec les colonnes suivantes :
Date
Date à laquelle la dépense a été engagée
Oui
Description
Nom ou description de la dépense
Oui
Catégorie
Catégorie de dépense (ex. : Publicité, Logiciel, Expédition)
Oui
Montant
Montant de la dépense dans votre devise de base
Oui
Récurrente
Indicateur montrant s'il s'agit d'une dépense récurrente
Oui
Marketplace
Marketplace associé (le cas échéant)
Oui
Actions
Boutons modifier, dupliquer et supprimer
Non
Options de filtrage
Liste déroulante Catégorie
Filtrer par une catégorie de dépense spécifique
Barre de recherche
Rechercher par texte de description
Plage de dates
(Héritée de la sélection de dates au niveau de la page)
Exportation
Cliquez sur le bouton Exporter (icône d'exportation de fichier) dans l'en-tête du tableau pour ouvrir un menu proposant deux formats, puis téléchargez toutes les dépenses correspondant à vos filtres actuels :
CSV
Importer dans un logiciel de comptabilité ou réimporter via la modale d'importation
Excel
Ouvrir directement dans un tableur avec la mise en forme préservée
L'export inclut toutes les colonnes du tableau plus toutes les métadonnées supplémentaires. Le fichier CSV est formaté pour une importation facile dans des logiciels de comptabilité comme Xero, QuickBooks ou DATEV.
Actions groupées
Chaque ligne du tableau comporte une case à cocher, et la case d'en-tête sélectionne toutes les lignes visibles en une fois. Lorsqu'une ou plusieurs lignes sont sélectionnées, un bouton rouge Supprimer la sélection apparaît dans l'en-tête du tableau.
Sélectionner des lignes
Cochez les cases de ligne individuelles, ou la case d'en-tête pour tout sélectionner
Suppression groupée
Avec des lignes sélectionnées, cliquez sur Supprimer la sélection et confirmez dans la boîte de dialogue
La suppression groupée retire définitivement chaque dépense sélectionnée. Une boîte de dialogue de confirmation indique combien d'enregistrements seront supprimés - vérifiez le nombre avant de confirmer, car il n'y a pas d'annulation.
👣 Étape par étape : Ajouter une nouvelle dépense
Cliquez sur le bouton "+ Ajouter une dépense" (bouton bleu dans la zone d'en-tête du tableau).
La modale d'ajout de dépense s'ouvre.
Remplissez les champs du formulaire :
Description
Oui
À quoi correspond cette dépense
"Abonnement mensuel SellerMagnet"
Montant
Oui
Coût dans votre devise de base
97.00
Devise
Oui
Devise de la dépense (définie automatiquement sur la devise de base)
EUR
Catégorie
Oui
Sélectionnez parmi les catégories prédéfinies
Logiciels & Outils
Date
Oui
Date à laquelle la dépense a été engagée
2026-04-01
Marketplace
Non
Associer à un marketplace spécifique
Amazon.de
Récurrente
Non
Activez si cela se répète mensuellement
Activée
Notes
Non
Contexte supplémentaire
"Plan annuel, facturation mensuelle"
Cliquez sur "Enregistrer" pour créer la dépense.
La dépense apparaît dans le tableau et les calculs de profit se mettent à jour sur tous les tableaux de bord.
Lors de l'ajout de dépenses récurrentes, SellerMagnet crée automatiquement des entrées futures chaque mois. Assurez-vous que le montant est le coût mensuel, et non le total annuel. Par exemple, un abonnement à 1 164 EUR/an doit être saisi comme 97 EUR/mois récurrent.
👣 Étape par étape : Importation en masse des dépenses
Pour les vendeurs migrant depuis des tableurs ou d'autres outils, la fonctionnalité d'importation CSV permet la saisie de données en masse :
Cliquez sur le bouton "Importer" dans l'en-tête du tableau.
La modale d'importation des dépenses s'ouvre.
Téléchargez le modèle CSV pour voir le format de colonnes requis.
Remplissez vos données de dépenses dans le modèle :
date
YYYY-MM-DD
Oui
description
Texte
Oui
amount
Nombre décimal
Oui
currency
Code ISO (EUR, USD, GBP)
Oui
category
Doit correspondre aux catégories prédéfinies
Oui
marketplace
Identifiant du marketplace
Non
recurring
true/false
Non
notes
Texte
Non
Téléchargez le fichier CSV complété.
Examinez l'aperçu d'importation montrant les lignes analysées.
Cliquez sur "Importer" pour créer tous les enregistrements de dépenses.
Le processus d'importation crée tous les enregistrements immédiatement. Il n'y a pas d'annulation en masse. Examinez attentivement l'aperçu d'importation avant de confirmer. Si vous faites une erreur, vous devrez supprimer les enregistrements individuellement.
Catégories de dépenses
SellerMagnet fournit des catégories de dépenses prédéfinies pour vous aider à organiser vos dépenses :
Publicité
Campagnes PPC, Sponsored Display, publicités externes
Logiciels & Outils
SellerMagnet, outils de mots-clés, plateformes d'analyse, repricers
Expédition & Logistique
Expédition entrante, frais de centre de préparation, emballage
Entrepôt & Stockage
Loyer d'entrepôt, frais 3PL (hors Amazon)
Personnel
Salaires d'assistants virtuels, paiements de freelances, coûts des employés
Services professionnels
Comptabilité, juridique, photographie, design
Bureau & Administration
Fournitures de bureau, internet, téléphone, assurance
Taxes & Conformité
Frais d'enregistrement TVA, services de conformité
Retours & Élimination
Traitement des retours, frais d'élimination
Autre
Toute dépense ne correspondant pas aux catégories ci-dessus
Types de durée des dépenses
Outre une catégorie, chaque dépense possède un type de durée qui contrôle la manière dont son coût est réparti dans le temps et dont il alimente vos chiffres de profit :
Ponctuelle
Le montant total tombe dans son mois de début (sauf si vous l'amortissez, voir ci-dessous)
Hebdomadaire / Mensuelle / Annuelle
Récurrente : se répète automatiquement selon ce cycle
Forfait / commande
Un taux multiplié par le nombre de commandes de la période
Forfait / unité
Un taux multiplié par le nombre d'unités vendues dans la période
Forfaits (par commande et par unité)
Un forfait n'est pas un montant mensuel fixe, c'est un coût taux x volume. Le registre serveur de SellerMagnet calcule la valeur de chaque mois comme votre taux multiplié par le nombre de commandes ou d'unités de ce mois.
Les forfaits sont par nature des coûts par commande, ils sont donc toujours comptés à la fois dans Commandes et Rapports (vous ne pouvez pas les basculer en Rapports uniquement). Comme ils dépendent des nombres réels de commandes et d'unités, ils ne peuvent pas être projetés dans les mois futurs, seuls les mois avec un volume réel affichent un montant de forfait.
Par exemple, un coût de préparation "forfait / unité" de 0,30 EUR sur un mois avec 400 unités vendues contribue à hauteur de 120 EUR ce mois-là.
Amortir un coût ponctuel
Un coût ponctuel important (par exemple, une année de logiciel payée d'avance, ou de la photographie produit) peut être amorti, réparti uniformément sur plusieurs mois au lieu de tomber sur un seul mois. Le chiffre mensuel est simplement :
Vous pouvez amortir sur 12 mois à partir du mois de début ou un nombre de mois personnalisé (1 à 600). Exemple : une licence de 2 000 EUR amortie sur 32 mois s'affiche comme 62,50 EUR/mois de charge.
Cible d'allocation
Chaque dépense possède également une cible d'allocation qui décide où elle est comptée :
Rapports uniquement (par défaut)
Comptée dans Rapports et P&L, mais laisse votre ventilation par commande intacte
Par commande et Rapports
Comptée dans Rapports et P&L et répartie sur les commandes (réduit le profit par commande)
Par commande uniquement
Répartie sur les commandes, mais exclue des Rapports et du P&L
Les forfaits ignorent ce paramètre, ils sont toujours Par commande et Rapports car ils sont par nature par commande.
Dépenses récurrentes
Les dépenses récurrentes génèrent automatiquement une nouvelle entrée chaque mois. C'est idéal pour :
Les abonnements logiciels mensuels
Le loyer d'entrepôt
Les salaires d'assistants virtuels
Les budgets publicitaires fixes
Les débuts en milieu de mois sont calculés au prorata. Une dépense récurrente mensuelle est facturée par jours actifs, donc si elle commence (ou se termine) en cours de mois, ce mois n'affiche que le montant partiel. Exemple : une dépense de 300 EUR/mois commençant le 16 d'un mois de 30 jours compte 150 EUR ce premier mois, puis les 300 EUR complets chaque mois suivant.
Gérer les dépenses récurrentes
Créer
Activez "Récurrente" lors de l'ajout d'une nouvelle dépense
Mettre en pause
Modifiez la dépense et désactivez "Récurrente"
Modifier le montant
Modifiez la dépense ; les entrées futures utiliseront le nouveau montant
Arrêter définitivement
Supprimez la dépense ou désactivez la récurrence
Astuce : Au début de chaque mois, examinez la carte "Total récurrent" des statistiques résumées. C'est votre base de coûts fixes mensuels. Soustrayez cela de votre profit mensuel attendu pour voir votre marge minimale requise.
Votre abonnement SellerMagnet
Le prix de votre plan SellerMagnet est automatiquement ajouté comme dépense récurrente afin que vos coûts d'exploitation reflètent le véritable coût de gestion de votre entreprise, et pas seulement les coûts que vous saisissez à la main. Vous n'avez pas besoin de créer cette entrée vous-même, et son montant reste synchronisé avec votre plan actuel. Utilisez le bouton Manage Plan dans l'en-tête du tableau pour examiner ou changer le plan qui détermine ce chiffre.
Masquer l'abonnement des analyses
Certains vendeurs préfèrent ne mesurer que les dépenses opérationnelles qu'ils contrôlent et exclure le coût logiciel de SellerMagnet lui-même. La barre d'outils comporte une case à cocher « Hide SellerMagnet subscription » exactement pour cela :
Lorsqu'elle est cochée, l'abonnement importé automatiquement est retiré des totaux analytiques, du graphique et de la statistique OpEx % of revenue, afin de ne pas fausser votre véritable ratio de coûts d'exploitation.
La dépense existe toujours et est toujours comptée dans Rapports et P&L - l'interrupteur affecte uniquement la manière dont les analyses de cette page sont affichées.
La statistique OpEx % of revenue utilise la même logique d'équivalent mensuel que les cartes analytiques, donc un plan annuel est normalisé à son coût mensuel - et est inclus sauf si vous le masquez avec cet interrupteur.
🎯 Scénario concret : Audit mensuel des dépenses
Situation : Votre profit mensuel est passé de 5 200 EUR à 3 800 EUR malgré des ventes stables. Vous soupçonnez une augmentation des dépenses.
1
Vérifiez la carte Statistiques résumées "Ce mois"
1 420 EUR (contre 780 EUR le mois dernier)
2
Passez le graphique en vue Trésorerie
Pic clair dans le mois en cours
3
Passez le graphique en vue Distribution
La catégorie "Publicité" domine à 55 %
4
Filtrez le tableau par catégorie Publicité
Nouvelle campagne PPC ajoutée à 500 EUR/mois
5
Filtrez par Logiciels & Outils
Nouvel abonnement à un outil à 140 EUR/mois
6
Calculez le total des nouvelles dépenses
640 EUR/mois de nouveaux coûts récurrents
Avant : "Le profit a baissé de 1 400 EUR et je ne sais pas pourquoi." Après : "640 EUR proviennent de deux nouvelles dépenses récurrentes. La baisse restante de 760 EUR nécessite une investigation dans les COGS ou les frais Amazon."
Comment les dépenses affectent les calculs de profit
Les dépenses sont prises en compte dans le profit au niveau de chaque commande sur le tableau de bord :
La métrique "Dépense générale par commande" répartit vos dépenses totales de manière égale sur toutes les commandes de la période. Cela signifie :
600 EUR
300
2,00 EUR
600 EUR
150
4,00 EUR
1 200 EUR
300
4,00 EUR
Si votre volume de commandes chute significativement (par exemple, pendant une saison creuse), l'allocation de dépense par commande augmente, ce qui peut réduire considérablement le profit par commande même si l'économie des commandes individuelles reste la même.
⚠️ Erreurs courantes à éviter
Ne pas suivre les dépenses
Les chiffres de profit sont surévalués du montant total des dépenses
Saisissez au moins vos principaux coûts récurrents
Double comptage des frais Amazon
Les frais Amazon sont déjà suivis dans les Transactions
N'ajoutez ici que les dépenses non liées à Amazon
Saisir des coûts annuels comme mensuels
Impact mensuel des dépenses surévalué de 12x
Saisissez le montant mensuel ; utilisez les notes pour la référence annuelle
Oublier de mettre à jour les montants récurrents
Les anciens prix persistent indéfiniment
Auditez les dépenses récurrentes trimestriellement
Ne pas catégoriser les dépenses
Le graphique analytique et les rapports sont inutiles
Sélectionnez toujours la bonne catégorie
Saisir les montants dans la mauvaise devise
Les calculs de dépenses utilisent des taux de conversion erronés
Vérifiez toujours que la devise correspond à votre devise de base
## ✅ Bonnes pratiques
Saisissez les dépenses dans les 48 heures suivant leur engagement pour maintenir des registres mensuels précis.
Utilisez le mode récurrent pour tous les abonnements afin qu'ils soient automatiquement suivis chaque mois.
Examinez le graphique Distribution chaque mois pour comprendre votre structure de coûts.
Comparez les tendances de trésorerie trimestre par trimestre pour identifier la dérive des coûts.
Exportez les données trimestriellement pour votre comptable et la préparation fiscale.
Catégorisez avec précision : cela facilite beaucoup la catégorisation des déductions fiscales.
Incluez l'association au marketplace lorsqu'une dépense est spécifique à un marché (par exemple, un service de conformité TVA au Royaume-Uni).
❓ FAQ
Les frais Amazon sont-ils automatiquement suivis comme dépenses ?
Non. Les frais Amazon (frais de référencement, frais FBA, etc.) sont suivis séparément dans la section Transactions. La page Dépenses est uniquement destinée aux coûts que vous saisissez manuellement, les dépenses commerciales en dehors de la structure de frais d'Amazon.
Puis-je configurer différentes fréquences de récurrence (hebdomadaire, trimestrielle) ?
Actuellement, les dépenses récurrentes fonctionnent sur un cycle mensuel. Pour les dépenses trimestrielles, vous pouvez saisir le montant trimestriel divisé par trois comme dépense récurrente mensuelle, ou ajouter des entrées individuelles chaque trimestre.
Puis-je importer des dépenses depuis mon relevé bancaire ?
Vous pouvez importer des dépenses via CSV en utilisant la fonction d'importation. Vous devrez d'abord formater les données de votre relevé bancaire au format du modèle. L'intégration bancaire directe n'est actuellement pas disponible.
Que se passe-t-il si je supprime une dépense récurrente ?
Les entrées historiques existantes restent dans le système. Seules les entrées automatiques futures sont arrêtées. Si vous souhaitez également supprimer les entrées historiques, vous devez les supprimer individuellement.
Plusieurs membres de l'équipe peuvent-ils ajouter des dépenses ?
La gestion des dépenses suit les paramètres de permissions utilisateur de votre compte. Vérifiez Paramètres > Équipe pour configurer quels membres de l'équipe ont accès à l'ajout, la modification ou la suppression de dépenses.
Y a-t-il une limite au nombre de dépenses que je peux suivre ?
Il n'y a pas de limite stricte sur le nombre d'enregistrements de dépenses. Cependant, pour une performance optimale, nous recommandons de garder la vue du tableau actif filtrée sur une plage de dates gérable (par exemple, le mois ou le trimestre en cours).
➡️ Et maintenant ?
TransactionsVue d'ensemble du DashboardMis à jour
Comment les dépenses sont-elles reparties sur les commandes individuelles ?
Les dépenses sont réparties uniformément sur toutes les commandes de la période sélectionnée. SellerMagnet divise les dépenses totales par le nombre total de commandes pour calculer la valeur "dépense générale par commande" affichée sur le tableau de bord.