Gastos
Registre cada gasto de su negocio para lograr una visibilidad real de la ganancia neta. Agregue gastos unicos o recurrentes, categorice los desembolsos, visualice tendencias de flujo de caja y exporte
Dificultad: 🟢 Principiante · Tiempo de lectura: ~15 min
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La pagina de Gastos le permite registrar y gestionar todos los costos del negocio que quedan fuera de las tarifas de Amazon y el COGS. Esto incluye costos de publicidad, suscripciones de software, suministros de envio, alquiler de almacen, salarios de asistentes virtuales y cualquier otro gasto operativo. Al registrar estos costos en SellerMagnet, sus calculos de ganancias reflejan su verdadera rentabilidad neta.
Las tarifas de Amazon y el COGS se rastrean automaticamente a traves de los sistemas de Transacciones y Lotes de Productos. La pagina de Gastos es especificamente para costos ajenos a Amazon que usted ingresa manualmente.
Video explicativo
Tutorial en vídeo próximamente. Un recorrido guiado completo de esta función estará disponible aquí en breve.
Estructura de la pagina
Gráfico de analisis
Desglose visual de la distribucion de gastos y tendencias de flujo de caja
Estadisticas resumidas
Seis tarjetas de estadisticas mostrando totales, promedios y conteos
Tabla de gastos
Lista completa de todos los gastos con filtros, busqueda y acciones
Modal de agregar/editar
Formulario para crear o modificar registros de gastos
Modal de importacion
Importacion masiva de datos de gastos por CSV
Modal de exportacion
Descarga de datos de gastos como CSV
Gráfico de analisis
La sección superior presenta un gráfico interactivo con dos modos de visualizacion:
Vista de distribucion
Un gráfico de dona/circular que muestra el desglose de sus gastos por categoria. Pase el cursor sobre cualquier segmento para ver:
Nombre de la categoria
Monto total gastado
Porcentaje del total de gastos
Vista de flujo de caja
Un gráfico de barras de linea temporal que muestra la tendencia mensual de sus gastos durante los ultimos 12 meses. Esto le ayuda a:
Identificar meses con gastos inusualmente altos
Rastrear si los gastos totales tienen tendencia al alza o a la baja
Planificar presupuestos basados en patrones historicos
Alterne entre vistas usando los botones Distribucion y Flujo de caja sobre el gráfico.
Consejo profesional: Revise la vista de Flujo de caja mensualmente para comparar los gastos reales con su presupuesto. Si ve un pico repentino en un mes especifico, haga clic en los gastos de ese mes en la tabla para identificar la causa.
Estadisticas resumidas
Seis tarjetas de estadisticas proporcionan una vista rápida de sus datos de gastos:
Gastos totales
Suma de todos los gastos en el periodo seleccionado
EUR 4,287.50
Este mes
Gastos del mes calendario actual
EUR 892.30
Promedio mensual
Gasto mensual promedio en los ultimos 12 meses
EUR 714.58
Cantidad de gastos
Numero total de registros individuales de gastos
47
Total recurrente
Suma de todos los gastos recurrentes activos por mes
EUR 623.00
Mayor gasto
Monto del gasto individual más alto en el periodo
EUR 1,200.00
Tabla de gastos
La tabla principal lista todos los registros de gastos con las siguientes columnas:
Fecha
Fecha en que se incurrio el gasto
Si
Descripción
Nombre o descripción del gasto
Si
Categoria
Categoria del gasto (p. ej., Publicidad, Software, Envio)
Si
Monto
Monto del gasto en su moneda base
Si
Recurrente
Indicador que muestra si es un gasto recurrente
Si
Marketplace
Marketplace asociado (si aplica)
Si
Acciones
Botones de editar, duplicar y eliminar
No
Opciones de filtrado
Desplegable de categoria
Filtrar por una categoria de gasto especifica
Barra de busqueda
Buscar por texto de descripción
Rango de fechas
(Heredado de la seleccion de fechas a nivel de pagina)
Exportacion
Haga clic en el boton Exportar (icono de exportacion de archivo) en el encabezado de la tabla para descargar todos los gastos que coincidan con sus filtros actuales como archivo CSV.
El CSV exportado incluye todas las columnas de la tabla más cualquier metadato adicional. Este archivo esta formateado para una facil importacion en software de contabilidad como Xero, QuickBooks o DATEV.
👣 Paso a paso: Agregar un nuevo gasto
Haga clic en el boton "+ Agregar gasto" (boton azul en el area del encabezado de la tabla).
Se abre el modal de Agregar gasto.
Complete los campos del formulario:
Descripción
Si
Para que es este gasto
"Suscripcion mensual SellerMagnet"
Monto
Si
Costo en su moneda base
97.00
Moneda
Si
Moneda del gasto (autoconfigurada a la base)
EUR
Categoria
Si
Seleccione de categorias predefinidas
Software y herramientas
Fecha
Si
Fecha en que se incurrio el gasto
2026-04-01
Marketplace
No
Asociar con un marketplace especifico
Amazon.de
Recurrente
No
Active si se repite mensualmente
Activado
Notas
No
Contexto adicional
"Plan anual, facturacion mensual"
Haga clic en "Guardar" para crear el gasto.
El gasto aparece en la tabla y los calculos de ganancias se actualizan en todos los paneles.
Al agregar gastos recurrentes, SellerMagnet crea automaticamente entradas futuras cada mes. Asegurese de que el monto sea el costo mensual, no el total anual. Por ejemplo, una suscripcion de EUR 1,164/ano debe ingresarse como EUR 97/mes recurrente.
👣 Paso a paso: Importacion masiva de gastos
Para vendedores que migran desde hojas de calculo u otras herramientas, la funcion de importacion CSV permite la entrada de datos masiva:
Haga clic en el boton "Importar" en el encabezado de la tabla.
Se abre el modal de Importar gastos.
Descargue la plantilla de archivo CSV para ver el formato de columnas requerido.
Complete sus datos de gastos en la plantilla:
date
AAAA-MM-DD
Si
description
Texto
Si
amount
Numero decimal
Si
currency
Codigo ISO (EUR, USD, GBP)
Si
category
Debe coincidir con categorias predefinidas
Si
marketplace
Identificador del marketplace
No
recurring
true/false
No
notes
Texto
No
Cargue el archivo CSV completado.
Revise la vista previa de importacion que muestra las filas analizadas.
Haga clic en "Importar" para crear todos los registros de gastos.
El proceso de importacion crea todos los registros inmediatamente. No hay opción de deshacer masivo. Revise cuidadosamente la vista previa de importacion antes de confirmar. Si comete un error, debera eliminar los registros individualmente de forma manual.
Categorias de gastos
SellerMagnet proporciona categorias de gastos predefinidas para ayudar a organizar sus desembolsos:
Publicidad
Campanas PPC, display patrocinado, anuncios externos
Software y herramientas
SellerMagnet, herramientas de palabras clave, plataformas de analisis, repricers
Envio y logistica
Envio de entrada, tarifas de centro de preparacion, embalaje
Almacen y almacenamiento
Alquiler de almacen, tarifas 3PL (fuera de Amazon)
Personal
Salarios de asistentes virtuales, pagos a freelancers, costos de empleados
Servicios profesionales
Contabilidad, legal, fotografia, diseno
Oficina y administracion
Suministros de oficina, internet, telefono, seguros
Impuestos y cumplimiento
Tarifas de registro de IVA, servicios de cumplimiento
Devoluciones y eliminacion
Procesamiento de devoluciones, tarifas de eliminacion
Otros
Cualquier gasto que no encaje en las categorias anteriores
Gastos recurrentes
Los gastos recurrentes generan automaticamente una nueva entrada cada mes. Esto es ideal para:
Suscripciones mensuales de software
Alquiler de almacen
Salarios de asistentes virtuales
Presupuestos fijos de publicidad
Gestión de gastos recurrentes
Crear
Active "Recurrente" al agregar un nuevo gasto
Pausar
Edite el gasto y desactive "Recurrente"
Cambiar monto
Edite el gasto; las entradas futuras usaran el nuevo monto
Detener permanentemente
Elimine el gasto o desactive la recurrencia
Consejo profesional: Al inicio de cada mes, revise la tarjeta de Estadisticas resumidas "Total recurrente". Este es su costo mensual fijo base. Reste esto de su ganancia mensual esperada para ver su margen minimo requerido.
Escenario del mundo real: Auditoria mensual de gastos
Situacion: Su ganancia mensual cayo de EUR 5,200 a EUR 3,800 a pesar de ventas estables. Sospecha que los gastos aumentaron.
1
Revise la tarjeta de Estadisticas resumidas "Este mes"
EUR 1,420 (arriba de EUR 780 el mes pasado)
2
Cambie el gráfico a la vista de Flujo de caja
Pico claro en el mes actual
3
Cambie el gráfico a la vista de Distribucion
La categoria "Publicidad" domina con el 55%
4
Filtre la tabla por categoria Publicidad
Nueva campana PPC agregada a EUR 500/mes
5
Filtre por Software y herramientas
Nueva suscripcion de herramienta a EUR 140/mes
6
Calcule el total de nuevos gastos
EUR 640/mes en nuevos costos recurrentes
Antes: "La ganancia cayo EUR 1,400 y no se por que." Despues: "EUR 640 provienen de dos nuevos gastos recurrentes. La caida restante de EUR 760 requiere investigacion en COGS o tarifas de Amazon."
Como afectan los gastos a los calculos de ganancias
Los gastos se incorporan en las ganancias a nivel de orden individual en todo el panel:
La metrica "Gasto general por orden" distribuye sus gastos totales equitativamente entre todas las ordenes del periodo. Esto significa:
EUR 600
300
EUR 2.00
EUR 600
150
EUR 4.00
EUR 1,200
300
EUR 4.00
Si su volumen de ordenes cae significativamente (p. ej., durante una temporada baja), la asignacion de gastos por orden aumenta, lo que puede reducir dramaticamente la ganancia por orden incluso si la economia de cada orden individual sigue siendo la misma.
⚠️ Errores comunes a evitar
No registrar ningun gasto
Los numeros de ganancias estan sobreestimados por el monto total del gasto
Ingrese al menos sus principales costos recurrentes
Contar dos veces las tarifas de Amazon
Las tarifas de Amazon ya se rastrean en Transacciones
Solo agregue gastos ajenos a Amazon aqui
Ingresar costos anuales como mensuales
Impacto mensual sobreestimado 12 veces
Ingrese el monto mensual; use notas para referencia anual
Olvidar actualizar montos recurrentes
Los precios antiguos persisten indefinidamente
Audite los gastos recurrentes trimestralmente
No categorizar los gastos
El gráfico de analisis y los informes son inutiles
Siempre seleccione la categoria correcta
Ingresar montos en la moneda incorrecta
Los calculos de gastos usan tasas de conversion incorrectas
Siempre verifique que la moneda coincida con su moneda base
## Mejores practicas
Ingrese los gastos dentro de las 48 horas de incurrirlos para mantener registros mensuales precisos.
Use recurrencia para todas las suscripciones para que se rastreen automaticamente cada mes.
Revise el gráfico de Distribucion mensualmente para entender su estructura de costos.
Compare las tendencias de Flujo de caja trimestre a trimestre para identificar el aumento gradual de costos.
Exporte datos trimestralmente para su contador y para la preparacion fiscal.
Categorice con precision: esto facilita mucho la categorizacion de deducciones fiscales.
Incluya la asociacion del marketplace cuando un gasto es especifico de un mercado (p. ej., servicio de cumplimiento de IVA del Reino Unido).
❓ FAQ
?Se rastrean automaticamente las tarifas de Amazon como gastos?
No. Las tarifas de Amazon (tarifas de referencia, tarifas FBA, etc.) se rastrean por separado en la sección de Transacciones. La pagina de Gastos es solo para costos que usted ingresa manualmente, gastos comerciales fuera de la estructura de tarifas de Amazon.
?Puedo configurar diferentes frecuencias de recurrencia (semanal, trimestral)?
Actualmente, los gastos recurrentes operan en un ciclo mensual. Para gastos trimestrales, puede ingresar el monto trimestral dividido entre tres como un gasto recurrente mensual, o agregar entradas individuales cada trimestre.
?Como se asignan los gastos a las ordenes individuales?
Los gastos se distribuyen equitativamente entre todas las ordenes en el periodo de tiempo seleccionado. SellerMagnet divide los gastos totales por el total de ordenes para calcular el valor de "gasto general por orden" que se muestra en el panel.
?Puedo importar gastos desde mi extracto bancario?
Puede importar gastos mediante CSV usando la funcion de Importacion. Necesitaria formatear los datos de su extracto bancario en el formato de la plantilla primero. La integracion directa con bancos no esta disponible actualmente.
?Que sucede si elimino un gasto recurrente?
Las entradas historicas existentes permanecen en el sistema. Solo se detienen las entradas automaticas futuras. Si desea eliminar tambien las entradas historicas, debe eliminarlas individualmente.
?Pueden varios miembros del equipo agregar gastos?
La gestión de gastos sigue la configuración de permisos de usuario de su cuenta. Verifique Configuración > Equipo para configurar que miembros del equipo tienen acceso para agregar, editar o eliminar gastos.
?Hay un limite en la cantidad de gastos que puedo registrar?
No hay un limite estricto en el numero de registros de gastos. Sin embargo, para un rendimiento optimo, recomendamos mantener la vista activa de la tabla filtrada a un rango de fechas manejable (p. ej., el mes o trimestre actual).
➡️ ¿Qué sigue?
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