> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.sellermagnet.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.sellermagnet.com/es-guia-de-sellermagnet/dashboard-y-analiticas/dashboard-overview/expenses.md).
# Gastos
{% hint style="info" %}
**Dificultad:** 🟢 Principiante · **Tiempo de lectura:** \~10 min
{% endhint %}
{% hint style="success" icon="rocket" %}
**Abrir esta página en su panel:** [**Ir a Gastos →**](https://dashboard.sellermagnet.com/dashboard/expenses)
{% endhint %}
La pagina de **Gastos** le permite registrar y gestionar todos los costos del negocio que quedan fuera de las tarifas de Amazon y el COGS. Esto incluye costos de publicidad, suscripciones de software, suministros de envio, alquiler de almacen, salarios de asistentes virtuales y cualquier otro gasto operativo. Al registrar estos costos en SellerMagnet, sus calculos de ganancias reflejan su verdadera rentabilidad neta.
> Las tarifas de Amazon y el COGS se rastrean automaticamente a traves de los sistemas de Transacciones y Lotes de Productos. La pagina de Gastos es especificamente para **costos ajenos a Amazon** que usted ingresa manualmente.
***
## Video explicativo
{% hint style="info" %}
**Tutorial en vídeo próximamente.** Un recorrido guiado completo de esta función estará disponible aquí en breve.
{% endhint %}
***
## Estructura de la pagina
| Sección | Proposito |
| --------------------------- | -------------------------------------------------------------------------- |
| **Gráfico de analisis** | Desglose visual de la distribucion de gastos y tendencias de flujo de caja |
| **Estadisticas resumidas** | Seis tarjetas de estadisticas mostrando totales, promedios y conteos |
| **Tabla de gastos** | Lista completa de todos los gastos con filtros, busqueda y acciones |
| **Modal de agregar/editar** | Formulario para crear o modificar registros de gastos |
| **Modal de importacion** | Importacion masiva de datos de gastos por CSV |
| **Modal de exportacion** | Descarga de datos de gastos como CSV o Excel |
***
## Gráfico de analisis
La sección superior presenta un gráfico interactivo con dos modos de visualizacion:
### Vista de distribucion
Un **gráfico de dona/circular** que muestra el desglose de sus gastos por categoria. Pase el cursor sobre cualquier segmento para ver:
* Nombre de la categoria
* Monto total gastado
* Porcentaje del total de gastos
### Vista de flujo de caja
Un **gráfico de barras de linea temporal** que muestra la tendencia mensual de sus gastos durante los ultimos 12 meses. Esto le ayuda a:
* Identificar meses con gastos inusualmente altos
* Rastrear si los gastos totales tienen tendencia al alza o a la baja
* Planificar presupuestos basados en patrones historicos
Alterne entre vistas usando los botones **Distribucion** y **Flujo de caja** sobre el gráfico.
{% hint style="success" icon="rocket" %}
**Consejo profesional:** Revise la vista de Flujo de caja mensualmente para comparar los gastos reales con su presupuesto. Si ve un pico repentino en un mes especifico, haga clic en los gastos de ese mes en la tabla para identificar la causa.
{% endhint %}
***
## Estadisticas resumidas
Seis tarjetas de estadisticas proporcionan una vista rápida de sus datos de gastos:
| Tarjeta de estadisticas | Descripción | Valor de ejemplo |
| ----------------------- | ---------------------------------------------------- | ---------------- |
| **Gastos totales** | Suma de todos los gastos en el periodo seleccionado | EUR 4,287.50 |
| **Este mes** | Gastos del mes calendario actual | EUR 892.30 |
| **Promedio mensual** | Gasto mensual promedio en los ultimos 12 meses | EUR 714.58 |
| **Cantidad de gastos** | Numero total de registros individuales de gastos | 47 |
| **Total recurrente** | Suma de todos los gastos recurrentes activos por mes | EUR 623.00 |
| **Mayor gasto** | Monto del gasto individual más alto en el periodo | EUR 1,200.00 |
***
## Tabla de gastos
La tabla principal lista todos los registros de gastos con las siguientes columnas:
| Columna | Descripción | Ordenable |
| --------------- | --------------------------------------------------------- | --------- |
| **Fecha** | Fecha en que se incurrio el gasto | Si |
| **Descripción** | Nombre o descripción del gasto | Si |
| **Categoria** | Categoria del gasto (p. ej., Publicidad, Software, Envio) | Si |
| **Monto** | Monto del gasto en su moneda base | Si |
| **Recurrente** | Indicador que muestra si es un gasto recurrente | Si |
| **Marketplace** | Marketplace asociado (si aplica) | Si |
| **Acciones** | Botones de editar, duplicar y eliminar | No |
### Opciones de filtrado
| Filtro | Descripción |
| ---------------------------- | ------------------------------------------------------ |
| **Desplegable de categoria** | Filtrar por una categoria de gasto especifica |
| **Barra de busqueda** | Buscar por texto de descripción |
| **Rango de fechas** | (Heredado de la seleccion de fechas a nivel de pagina) |
### Exportacion
Haga clic en el boton **Exportar** (icono de exportacion de archivo) en el encabezado de la tabla para abrir un menu con dos formatos, luego descargue todos los gastos que coincidan con sus filtros actuales:
| Formato | Mejor para |
| --------- | ----------------------------------------------------------------------------------- |
| **CSV** | Importar en software de contabilidad o reimportar a traves del modal de Importacion |
| **Excel** | Abrir directamente en una hoja de calculo con el formato preservado |
{% hint style="info" %}
La exportacion incluye todas las columnas de la tabla más cualquier metadato adicional. El archivo CSV esta formateado para una facil importacion en software de contabilidad como Xero, QuickBooks o DATEV.
{% endhint %}
### Acciones en bloque
Cada fila de la tabla tiene una casilla, y la casilla del encabezado selecciona todas las filas visibles a la vez. Cuando una o más filas estan seleccionadas, aparece un boton rojo **Eliminar seleccionados** en el encabezado de la tabla.
| Acción | Como hacerlo |
| ------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Seleccionar filas** | Marque las casillas de filas individuales, o la casilla del encabezado para seleccionar todas |
| **Eliminacion en bloque** | Con filas seleccionadas, haga clic en **Eliminar seleccionados** y confirme en el dialogo |
{% hint style="danger" %}
La eliminacion en bloque remueve permanentemente cada gasto seleccionado. Un dialogo de confirmacion muestra cuantos registros se eliminaran - revise el conteo antes de confirmar, ya que no hay opción de deshacer.
{% endhint %}
***
## 👣 Paso a paso: Agregar un nuevo gasto
1. Haga clic en el boton **"+ Agregar gasto"** (boton azul en el area del encabezado de la tabla).
2. Se abre el **modal de Agregar gasto**.
3. Complete los campos del formulario:
| Campo | Obligatorio | Descripción | Ejemplo |
| --------------- | ----------- | -------------------------------------------- | ---------------------------------- |
| **Descripción** | Si | Para que es este gasto | "Suscripcion mensual SellerMagnet" |
| **Monto** | Si | Costo en su moneda base | 97.00 |
| **Moneda** | Si | Moneda del gasto (autoconfigurada a la base) | EUR |
| **Categoria** | Si | Seleccione de categorias predefinidas | Software y herramientas |
| **Fecha** | Si | Fecha en que se incurrio el gasto | 2026-04-01 |
| **Marketplace** | No | Asociar con un marketplace especifico | Amazon.de |
| **Recurrente** | No | Active si se repite mensualmente | Activado |
| **Notas** | No | Contexto adicional | "Plan anual, facturacion mensual" |
4. Haga clic en **"Guardar"** para crear el gasto.
5. El gasto aparece en la tabla y los calculos de ganancias se actualizan en todos los paneles.
{% hint style="warning" %}
Al agregar gastos recurrentes, SellerMagnet crea automaticamente entradas futuras cada mes. Asegurese de que el monto sea el costo **mensual**, no el total anual. Por ejemplo, una suscripcion de EUR 1,164/ano debe ingresarse como EUR 97/mes recurrente.
{% endhint %}
***
## 👣 Paso a paso: Importacion masiva de gastos
Para vendedores que migran desde hojas de calculo u otras herramientas, la funcion de importacion CSV permite la entrada de datos masiva:
1. Haga clic en el boton **"Importar"** en el encabezado de la tabla.
2. Se abre el modal de Importar gastos.
3. **Descargue la plantilla** de archivo CSV para ver el formato de columnas requerido.
4. Complete sus datos de gastos en la plantilla:
| Columna | Formato | Obligatorio |
| ----------- | ------------------------------------------ | ----------- |
| date | AAAA-MM-DD | Si |
| description | Texto | Si |
| amount | Numero decimal | Si |
| currency | Codigo ISO (EUR, USD, GBP) | Si |
| category | Debe coincidir con categorias predefinidas | Si |
| marketplace | Identificador del marketplace | No |
| recurring | true/false | No |
| notes | Texto | No |
5. Cargue el archivo CSV completado.
6. Revise la vista previa de importacion que muestra las filas analizadas.
7. Haga clic en **"Importar"** para crear todos los registros de gastos.
{% hint style="danger" %}
El proceso de importacion crea todos los registros inmediatamente. No hay opción de deshacer masivo. Revise cuidadosamente la vista previa de importacion antes de confirmar. Si comete un error, debera eliminar los registros individualmente de forma manual.
{% endhint %}
***
## Categorias de gastos
SellerMagnet proporciona categorias de gastos predefinidas para ayudar a organizar sus desembolsos:
| Categoria | Gastos tipicos |
| ------------------------------ | -------------------------------------------------------------------------------- |
| **Publicidad** | Campanas PPC, display patrocinado, anuncios externos |
| **Software y herramientas** | SellerMagnet, herramientas de palabras clave, plataformas de analisis, repricers |
| **Envio y logistica** | Envio de entrada, tarifas de centro de preparacion, embalaje |
| **Almacen y almacenamiento** | Alquiler de almacen, tarifas 3PL (fuera de Amazon) |
| **Personal** | Salarios de asistentes virtuales, pagos a freelancers, costos de empleados |
| **Servicios profesionales** | Contabilidad, legal, fotografia, diseno |
| **Oficina y administracion** | Suministros de oficina, internet, telefono, seguros |
| **Impuestos y cumplimiento** | Tarifas de registro de IVA, servicios de cumplimiento |
| **Devoluciones y eliminacion** | Procesamiento de devoluciones, tarifas de eliminacion |
| **Otros** | Cualquier gasto que no encaje en las categorias anteriores |
***
## Tipos de duracion de los gastos
Ademas de una categoria, cada gasto tiene un **tipo de duracion** que controla como se reparte su costo a lo largo del tiempo y como fluye hacia sus numeros de ganancia:
| Tipo de duracion | Como se cuenta |
| ----------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------ |
| **Unico** | El monto completo cae en su mes de inicio (a menos que lo amortice, ver abajo) |
| **Semanal / Mensual / Anual** | Recurrente: se repite automaticamente en ese ciclo |
| **Tarifa fija / orden** | Una tasa multiplicada por el numero de ordenes del periodo |
| **Tarifa fija / unidad** | Una tasa multiplicada por el numero de unidades vendidas en el periodo |
### Tarifas fijas (por orden y por unidad)
Una **tarifa fija** no es una cifra mensual fija, es un costo de **tasa x volumen**. El libro contable del servidor de SellerMagnet calcula el valor de cada mes como su tasa multiplicada por el conteo de ordenes o unidades de ese mes.
{% hint style="info" %}
Las tarifas fijas son inherentemente costos por orden, por lo que **siempre se cuentan tanto en Ordenes como en Informes** (no puede cambiarlas a solo Informes). Como dependen de conteos reales de ordenes y unidades, no pueden proyectarse a meses futuros; solo los meses con volumen real muestran un monto de tarifa fija.
{% endhint %}
Por ejemplo, un costo de preparacion de "tarifa fija / unidad" de EUR 0.30 durante un mes con 400 unidades vendidas aporta EUR 120 ese mes.
### Amortizar un costo unico
Un gran costo unico (por ejemplo, un ano de software pagado por adelantado, o fotografia de producto) puede **amortizarse**, repartido equitativamente a lo largo de varios meses en lugar de golpear un solo mes. La cifra mensual es simplemente:
```
Monto mensual = Monto total / Numero de meses
```
Puede amortizar a lo largo de **12 meses desde el mes de inicio** o un **numero personalizado de meses** (1 a 600). Ejemplo: una licencia de EUR 2,000 amortizada a lo largo de 32 meses se muestra como EUR 62.50/mes de consumo.
### Objetivo de asignacion
Cada gasto tambien tiene un **objetivo de asignacion** que decide donde se cuenta:
| Objetivo de asignacion | Efecto |
| ---------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Solo Informes** (predeterminado) | Se cuenta en Informes y P\&L, pero deja intacto su desglose por orden |
| **Por orden e Informes** | Se cuenta en Informes y P\&L *y* se reparte entre las ordenes (reduce la ganancia por orden) |
| **Solo por orden** | Se reparte entre las ordenes, pero se excluye de Informes y P\&L |
{% hint style="info" %}
Las tarifas fijas ignoran esta configuracion, siempre son **Por orden e Informes** porque son por orden por naturaleza.
{% endhint %}
***
## Gastos recurrentes
Los gastos recurrentes generan automaticamente una nueva entrada cada mes. Esto es ideal para:
* Suscripciones mensuales de software
* Alquiler de almacen
* Salarios de asistentes virtuales
* Presupuestos fijos de publicidad
{% hint style="info" %}
**Los inicios a mitad de mes se prorratean.** Un gasto recurrente mensual se cobra por **dias activos**, asi que si comienza (o termina) a mitad de un mes, ese mes muestra solo el monto parcial. Ejemplo: un gasto de EUR 300/mes que comienza el dia 16 de un mes de 30 dias cuenta EUR 150 ese primer mes, y luego los EUR 300 completos cada mes despues.
{% endhint %}
### Gestión de gastos recurrentes
| Acción | Como hacerlo |
| --------------------------- | ---------------------------------------------------------- |
| **Crear** | Active "Recurrente" al agregar un nuevo gasto |
| **Pausar** | Edite el gasto y desactive "Recurrente" |
| **Cambiar monto** | Edite el gasto; las entradas futuras usaran el nuevo monto |
| **Detener permanentemente** | Elimine el gasto o desactive la recurrencia |
{% hint style="success" icon="rocket" %}
**Consejo profesional:** Al inicio de cada mes, revise la tarjeta de Estadisticas resumidas "Total recurrente". Este es su costo mensual fijo base. Reste esto de su ganancia mensual esperada para ver su margen minimo requerido.
{% endhint %}
***
## Su suscripcion de SellerMagnet
El precio de su plan de SellerMagnet se **agrega automaticamente como un gasto recurrente** para que sus costos operativos reflejen el verdadero costo de administrar su negocio, no solo los costos que ingresa a mano. No necesita crear esta entrada usted mismo, y su monto se mantiene sincronizado con su plan actual. Use el boton **Gestionar plan** en el encabezado de la tabla para revisar o cambiar el plan que determina esta cifra.
### Ocultar la suscripcion del analisis
Algunos vendedores prefieren medir solo el gasto operativo que controlan y excluir el costo de software de SellerMagnet en si. La barra de herramientas incluye una casilla **"Ocultar suscripcion de SellerMagnet"** exactamente para esto:
* Cuando esta marcada, la suscripcion importada automaticamente se elimina de los totales de analisis, el gráfico y la estadistica **OpEx % de ingresos**, para que no distorsione su verdadera relacion de costos operativos.
* El gasto sigue existiendo y sigue contandose en Informes y P\&L - el interruptor solo afecta como se muestra el analisis de esta pagina.
{% hint style="info" %}
La estadistica **OpEx % de ingresos** usa la misma logica de equivalente mensual que las tarjetas de analisis, por lo que un plan anual se normaliza a su costo mensual - y se incluye a menos que lo oculte con este interruptor.
{% endhint %}
***
## Escenario del mundo real: Auditoria mensual de gastos
**Situacion:** Su ganancia mensual cayo de EUR 5,200 a EUR 3,800 a pesar de ventas estables. Sospecha que los gastos aumentaron.
| Paso | Acción | Hallazgo |
| ---- | ---------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------- |
| 1 | Revise la tarjeta de **Estadisticas resumidas** "Este mes" | EUR 1,420 (arriba de EUR 780 el mes pasado) |
| 2 | Cambie el gráfico a la vista de **Flujo de caja** | Pico claro en el mes actual |
| 3 | Cambie el gráfico a la vista de **Distribucion** | La categoria "Publicidad" domina con el 55% |
| 4 | Filtre la tabla por categoria **Publicidad** | Nueva campana PPC agregada a EUR 500/mes |
| 5 | Filtre por **Software y herramientas** | Nueva suscripcion de herramienta a EUR 140/mes |
| 6 | Calcule el total de nuevos gastos | EUR 640/mes en nuevos costos recurrentes |
**Antes:** "La ganancia cayo EUR 1,400 y no se por que." **Despues:** "EUR 640 provienen de dos nuevos gastos recurrentes. La caida restante de EUR 760 requiere investigacion en COGS o tarifas de Amazon."
***
## Como afectan los gastos a los calculos de ganancias
Los gastos se incorporan en las ganancias a nivel de **orden individual** en todo el panel:
```
Ganancia = Ingresos - Tarifas de Amazon - COGS - (Gastos generales / Total de ordenes)
```
La metrica "Gasto general por orden" distribuye sus gastos totales equitativamente entre todas las ordenes del periodo. Esto significa:
| Gastos mensuales | Ordenes mensuales | Gasto por orden |
| ---------------- | ----------------- | --------------- |
| EUR 600 | 300 | EUR 2.00 |
| EUR 600 | 150 | EUR 4.00 |
| EUR 1,200 | 300 | EUR 4.00 |
{% hint style="warning" %}
Si su volumen de ordenes cae significativamente (p. ej., durante una temporada baja), la asignacion de gastos por orden aumenta, lo que puede reducir dramaticamente la ganancia por orden incluso si la economia de cada orden individual sigue siendo la misma.
{% endhint %}
***
⚠️ Errores comunes a evitar
| Error | Impacto | Mejor enfoque |
| --------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------- |
| No registrar ningun gasto | Los numeros de ganancias estan sobreestimados por el monto total del gasto | Ingrese al menos sus principales costos recurrentes |
| Contar dos veces las tarifas de Amazon | Las tarifas de Amazon ya se rastrean en Transacciones | Solo agregue gastos ajenos a Amazon aqui |
| Ingresar costos anuales como mensuales | Impacto mensual sobreestimado 12 veces | Ingrese el monto mensual; use notas para referencia anual |
| Olvidar actualizar montos recurrentes | Los precios antiguos persisten indefinidamente | Audite los gastos recurrentes trimestralmente |
| No categorizar los gastos | El gráfico de analisis y los informes son inutiles | Siempre seleccione la categoria correcta |
| Ingresar montos en la moneda incorrecta | Los calculos de gastos usan tasas de conversion incorrectas | Siempre verifique que la moneda coincida con su moneda base |
\## Mejores practicas
1. **Ingrese los gastos dentro de las 48 horas** de incurrirlos para mantener registros mensuales precisos.
2. **Use recurrencia para todas las suscripciones** para que se rastreen automaticamente cada mes.
3. **Revise el gráfico de Distribucion mensualmente** para entender su estructura de costos.
4. **Compare las tendencias de Flujo de caja** trimestre a trimestre para identificar el aumento gradual de costos.
5. **Exporte datos trimestralmente** para su contador y para la preparacion fiscal.
6. **Categorice con precision:** esto facilita mucho la categorizacion de deducciones fiscales.
7. **Incluya la asociacion del marketplace** cuando un gasto es especifico de un mercado (p. ej., servicio de cumplimiento de IVA del Reino Unido).
***
## ❓ FAQ
?Se rastrean automaticamente las tarifas de Amazon como gastos?
No. Las tarifas de Amazon (tarifas de referencia, tarifas FBA, etc.) se rastrean por separado en la sección de **Transacciones**. La pagina de Gastos es solo para costos que usted ingresa manualmente, gastos comerciales fuera de la estructura de tarifas de Amazon.
?Puedo configurar diferentes frecuencias de recurrencia (semanal, trimestral)?
Actualmente, los gastos recurrentes operan en un ciclo mensual. Para gastos trimestrales, puede ingresar el monto trimestral dividido entre tres como un gasto recurrente mensual, o agregar entradas individuales cada trimestre.
?Como se asignan los gastos a las ordenes individuales?
Los gastos se distribuyen equitativamente entre todas las ordenes en el periodo de tiempo seleccionado. SellerMagnet divide los gastos totales por el total de ordenes para calcular el valor de "gasto general por orden" que se muestra en el panel.
?Puedo importar gastos desde mi extracto bancario?
Puede importar gastos mediante CSV usando la funcion de Importacion. Necesitaria formatear los datos de su extracto bancario en el formato de la plantilla primero. La integracion directa con bancos no esta disponible actualmente.
?Que sucede si elimino un gasto recurrente?
Las entradas historicas existentes permanecen en el sistema. Solo se detienen las entradas automaticas futuras. Si desea eliminar tambien las entradas historicas, debe eliminarlas individualmente.
?Pueden varios miembros del equipo agregar gastos?
La gestión de gastos sigue la configuración de permisos de usuario de su cuenta. Verifique **Configuración > Equipo** para configurar que miembros del equipo tienen acceso para agregar, editar o eliminar gastos.
?Hay un limite en la cantidad de gastos que puedo registrar?
No hay un limite estricto en el numero de registros de gastos. Sin embargo, para un rendimiento optimo, recomendamos mantener la vista activa de la tabla filtrada a un rango de fechas manejable (p. ej., el mes o trimestre actual).
***
## ➡️ ¿Qué sigue?
{% content-ref url="/pages/6urQ4syx7SOutstxhw3Z" %}
[Transacciones](/es-guia-de-sellermagnet/dashboard-y-analiticas/dashboard-overview/transactions.md)
{% endcontent-ref %}
{% content-ref url="/pages/kLWmrkvKEecmXKd6nXRj" %}
[Vista general del Dashboard](/es-guia-de-sellermagnet/dashboard-y-analiticas/dashboard-overview.md)
{% endcontent-ref %}